INFORMATIVA EX ART. 13 GDPR PER SOCI E ASPIRANTI SOCI
E CONSENSO AL TRATTAMENTO
Caro socio/a o aspirante socio/a,
ai sensi degli art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (“GDPR”) ti informiamo di quanto segue.
Finalità del trattamento e base giuridica. L’Associazione tratta i tuoi dati personali esclusivamente per lo svolgimento dell’attività istituzionale ed in particolare:
- per la gestione del rapporto associativo (invio della corrispondenza, convocazione alle sedute degli organi, procedure amministrative interne) e per l’organizzazione ed esecuzione del servizio
- per adempiere agli obblighi di legge (es. fiscali, assicurativi, ecc.) riferiti ai soci dell’Associazione;
- per l’invio (tramite posta, posta elettronica, newsletter o numero di cellulare o altri mezzi informatici) di comunicazioni legate all’attività e iniziative dell’Associazione
- in relazione alle immagini/video, per la pubblicazione nel sito dell’Associazione, sui social network dell’Associazione o su newsletter o su materiale cartaceo di promozione delle attività istituzionali dell’Associazione previo Tuo esplicito consenso
- in relazione alla foto personale, per l’inserimento nel tesserino di riconoscimento
- per la partecipazione dei soci a corsi, incontri e iniziative e per l’organizzazione e gestione dei corsi
- per analisi statistiche, anche in forma aggregata.
La base giuridica del trattamento è rappresentata dalla richiesta di adesione e dal contratto associativo (art. 6 comma 1 lett. b GDPR), dal consenso al trattamento (art. 6 comma 1 lett. a – art. 9 comma 2 lett. a GDPR), dai contatti regolari con l’Associazione (art. 9 comma 2 lett. d GDPR), dagli obblighi legali a cui è tenuta l’Associazione (art. 6 comma 1 lett. c GDPR)
Modalità e principi del trattamento. Il trattamento avverrà nel rispetto del GDPR e del D.Lgs. n. 196/03 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”), nonché dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, adeguatezza e pertinenza, con modalità cartacee ed informatiche, ad opera di persone autorizzate dall’Associazione e con l’adozione di misure adeguate di protezione, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. Non verrà svolto alcun processo decisionale automatizzato.
Necessità del conferimento. Il conferimento dei dati anagrafici e di contatto è necessario in quanto strettamente legato alla gestione del rapporto associativo. Il consenso all’utilizzo delle immagini/video e alla diffusione dei dati nel sito istituzionale e nelle altre modalità sopra descritte è facoltativo.
Comunicazione dei dati e trasferimento all’estero dei dati. I dati potranno essere comunicati agli altri soci ai fini ai fini dell’organizzazione ed esecuzione del servizio. I dati potranno essere comunicati ai soggetti deputati allo svolgimento di attività a cui l’Associazione è tenuta in base ad obbligo di legge (commercialista, assicuratore, sistemista, ecc.) e a tutte quelle persone fisiche e/o giuridiche, pubbliche e/o private quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento dell’attività istituzionale (formatori, Enti Locali, ditte che curano la manutenzione informatica, società organizzatrici dei corsi, ecc.). I dati potranno essere trasferiti a destinatari con sede extra UE che hanno sottoscritto accordi diretti ad assicurare un livello di protezione adeguato dei dati personali, o comunque previa verifica che il destinatario garantisca adeguate misure di protezione. Ove necessario o opportuno, i soggetti cui vengono trasmessi i dati per lo svolgimento di attività per conto dell’Associazione saranno nominati Responsabili (esterni) del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Periodo di conservazione dei dati. I dati saranno utilizzati dall’Associazione fino alla cessazione del rapporto associativo. Dopo tale data, saranno conservati per finalità di archivio, obblighi legali o contabili o fiscali o per esigenze di tutela dell’Associazione, con esclusione di comunicazioni a terzi e diffusione in ogni caso applicando i principi di proporzionalità e minimizzazione.
Diritti dell’interessato. Nella qualità di interessato, Ti sono garantiti tutti i diritti specificati all’art. 15 - 20 GDPR, tra cui il diritto all’accesso, rettifica e cancellazione dei dati, il diritto di limitazione e opposizione al trattamento, il diritto di revocare il consenso al trattamento (senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso acquisito prima della revoca), nonché il di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali qualora tu ritenga che il trattamento che ti riguarda violi il GDPR o la normativa italiana. I suddetti diritti possono essere esercitati mediante comunicazione scritta da inviare a mezzo posta elettronica, p.e.c. o fax, o a mezzo Raccomandata presso la sede dell’Associazione.
Il Data Protection Officer (DPO) nominato dall’Associazione è il Presidente dell'Associazione, a cui ciascun interessato può scrivere, in relazione al trattamento dei dati svolto dall’Associazione e/o in relazione ai Suoi diritti, all’indirizzo Torino, Corso Taranto 64. Il DPO può essere altresì contattato via email tramite la casella di posta info@animalreference.org.
Titolare del trattamento. Il titolare del trattamento è l’Associazione Animal Reference, con sede in Corso Taranto 64 (10154) Torino TO C.F 97846140016.
CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Io sottoscritto/a, ______________________ , nella qualità di interessato, letta la suddetta informativa resa ai sensi dell’art. 13 GDPR, autorizzo/do il consenso
[ ] al trattamento dei miei dati personali, da svolgersi in conformità a quanto indicato nella suddetta informativa e nel rispetto delle disposizioni del GDPR e del D.Lgs. n. 196/03 (*)
[ ] alla diffusione del mio nome e cognome, della mia immagine o di video che mi riprendono nel sito istituzionale, nei social network (es. pagina Facebook/Instagram/Youtube) e sul materiale informativo cartaceo dell’Associazione, per soli fini di descrizione e promozione dell’attività istituzionale, nel rispetto delle disposizioni del GDPR e del D.Lgs. n. 196/03 e delle autorizzazioni/indicazioni della Commissione UE e del Garante per la Protezione dei Dati Personali (**)
________________, lì __________________ L’INTERESSATO
__________________
(*) Il consenso al trattamento è indispensabile ai fini del perseguimento delle finalità associative e quindi la mancata autorizzazione comporta l’impossibilità di perfezionare l’adesione o il mantenimento della qualifica di socio
(**) Il consenso al trattamento è facoltativo
CODICE ETICO
Art. 1 – Premessa
L'Associazione Animal Reference (di seguito l'Associazione) ha come obiettivo innescare, guidare e sostenere una rivoluzione sociale ed individuale incentrata sulla relazione tra l’uomo, l’ambiente e i suoi animali, permettendo l’espansione delle capacità di ogni cittadino e del benessere collettivo.
I principi dell’associazione sono:
- indipendenza: dai poteri pubblici e dalle influenze delle religioni al fine di operare in ogni momento in conformità con i propri princìpi
- imparzialità: non fa alcuna distinzione di nazionalità, razza, credo religioso, classe, orientamento, genere o opinione politica
- sostenibilità: rispetta la natura, l’ambiente e gli animali considerandoli come esseri senzienti
- no-profit: le eventuali attività economiche vengono deliberate dal Consiglio Direttivo e devono essere rivolte a meglio conseguire gli obiettivi e le attività
Art. 2 – Il Codice Etico
Il Codice Etico dell’Associazione reca norme sostanziali e comportamentali che dovranno essere rispettate da tutti coloro che operano, sia su base volontaristica che professionistica, in seno all’Associazione.
Art. 3 – I destinatari
Il presente Codice si applica ai seguenti soggetti:
- soci;
- collaboratori, staff, consulenti ed ogni altro soggetto che agisca nell’interesse o per conto dell’associazione;
- sponsor e partner
Il Codice Etico si applica comunque a tutti i soci e a tutti coloro che lo sottoscrivono volontariamente.
Art. 4 – Efficacia e Divulgazione
L’iscrizione all’Associazione comporta l’accettazione incondizionata del presente Codice Etico.
Copia del Codice Etico è consegnata a tutti i soggetti destinatari sopraindicati, che sono pertanto tenuti a conoscerne il contenuto, ad osservare tutte le disposizioni in esso contenute, a contribuire alla loro applicazione, nonché ad assumersi le responsabilità conseguenti alla loro violazione che costituisce grave inadempienza ed è meritevole delle sanzioni disciplinari all’uopo previste dall’Associazione. L’ignoranza del Codice Etico non può essere invocata a nessun effetto.
Il Codice Etico esplica i propri effetti dal momento della sottoscrizione.
Art. 5 – L'Associazione
L’Associazione s'impegna a:
- promuovere un cambiamento positivo nelle relazioni con gli animali e l’ambiente
- agevolare le relazioni sinergiche tra i vari stakeholder per creare attività, progetti e contesti collaborativi che creino un impatto positivo per tutte le parti coinvolte
- promuovere situazioni di economia sinergica e creativa orientate a generare interazioni favorevoli e positive per tutte le parti interessate
- facilitare l’accrescimento della consapevolezza e l’interazione con i decision makers pubblici a livello locale, nazionale ed internazionale
L'Associazione, inoltre, s’impegna a:
- migliorare la qualità della vita delle persone che hanno e/o interagiscono con gli animali e la qualità della vita degli animali stessi
- promuovere una maggiore consapevolezza sulle tematiche dei diritti e del benessere animale
- supportare le istituzioni a rispondere in modo più efficace alle necessità dei cittadini che hanno interazioni con gli animali
- agevolare progetti e attività di natura economica circolare dove tutte le parti traggono un beneficio concreto
- creare interazioni e connessioni tra tutti gli attori interessati per promuovere azioni collaborative
Art. 6 – I Soci
I soci dell’Associazione s'impegnano a:
- adeguare il proprio operato ai principi del presente Codice Etico e dello Statuto;
- rispettare le leggi ed applicare tutte le norme di buona gestione delle attività sociali e delle risorse umane;
- adottare sempre le migliori pratiche disponibili e stimolare al miglioramento continuo delle attività;
- rifiutare ogni forma di corruzione/concussione o discriminazione;
- rappresentare positivamente l’associazione e le attività svolte sia online che offline, anche astenendosi dal prendere parte a contesti che possano lasciar intendere un endorsement da parte dell’associazione;
- non rilasciare interviste o dichiarazioni per conto dell’associazione se non preventivamente autorizzati;
Inoltre i membri fondatori, in qualità di garanti del Codice Etico, hanno il compito di:
- divulgare il presente Codice e vigilare sul rispetto delle norme in esso previste;
- pronunciarsi sulle violazioni ed adottare eventuali azioni disciplinari;
- esprimere pareri in merito a scelte di politica associativa al fine di garantirne la coerenza con le disposizioni del Codice Etico;
- procedere alla periodica revisione del Codice i cui aggiornamenti saranno pubblicati nel sito dell’associazione
Art. 8 – Diritti e Doveri
Responsabilità dell’Associazione verso i suoi tesserati:
- mantenere al centro le persone ed il loro valore come individui unici;
- incoraggiare lo spirito di volontariato;
- stimolare in particolare i giovani, tenendo conto che la metà della popolazione del globo ha meno di 21 anni;
- promuovere l’innovazione e la creatività, valorizzando lo spirito d’iniziativa di ciascun membro;
- cercare l’eccellenza nel suo lavoro, assicurando una leadership integra, trasparente e condivisa;
- insistere sull’importanza della collaborazione con gli altri per l’espletamento dei vari compiti;
- assicurare l’orientamento dei nuovi Soci e dare le disposizioni necessarie alla loro formazione, affinché possano svolgere in modo adeguato e professionale i compiti loro assegnati;
- identificare i bisogni, trovare le risposte necessarie ed elaborare programmi ai quali i Soci possano partecipare condividendone gli obiettivi;
- garantire ai Soci costante comunicazione e periodico aggiornamento sulle attività e sulle decisioni degli organi rappresentativi;
- arruolare i soci e dipendenti indipendentemente dalla razza, dal sesso, dall’orientamento sessuale o di genere , dalla classe sociale, dalla religione, dall’opinione politica e dalla lingua e/o ogni criterio similare;
- fornire agli appartenenti alla Associazione la documentazione necessaria per essere aggiornati regolarmente sulle questioni a livello nazionale ed internazionale;
- consegnare ai Soci e ai dipendenti il testo del presente Codice etico e buona condotta.
Diritti degli appartenenti all’Associazione
- ciascun Socio ha il diritto di aver assegnati dei compiti e delle responsabilità che corrispondano alla sua indole ed alla sua preparazione;
- l’appartenente alla Associazione ha diritto ad essere trattato, in ogni circostanza, in modo equo, indipendentemente da genere, razza, lingua, orientamento sessuale o di genere, convinzioni politiche, filosofiche o religiose;
- la libertà d’espressione è un diritto fondamentale dell’appartenente alla Associazione. Anche le critiche costruttive, infatti, trasmesse tramite i canali interni appropriati, contribuiscono al dinamismo interno dell’Associazione.
- il trattamento di dati personali, di notizie e fonti che rientrano nella sfera della privacy di ogni individuo, socio o dipendente, è per legge tutelato. È dovere di tutti gli associati mantenere riservate le notizie e le informazioni concernenti i dati personali appresi nell’esercizio delle proprie attività. È diritto di tutti gli associati rivendicare il rispetto del diritto alla riservatezza, del diritto all’identità personale e della dignità degli interessati, rientrando queste materie nella sfera della tutela delle libertà personali costituzionalmente garantite;
- i soci tutti hanno il diritto-dovere di garantire imparzialità e indipendenza nell’esercizio dei compiti e delle funzioni affidate, anche al fine di garantire la piena attuazione del principio della parità di trattamento dei cittadini;
- è garantita a tutti la libertà di candidarsi a cariche elettive. Tale libertà deve compiersi in assenza di qualsiasi conflitto di interesse tra le proprie attività e quelle richieste dall’Associazione.
Responsabilità degli Associati
- a. conoscere e osservare il Codice etico dell’Associazione, lo Statuto e le principali normative che regolano l’ordinamento dell’Associazione e le attività dei suoi Soci;
- rispettare le regole concernenti l’uso del logo e impedirne ogni abuso;
- essere consapevoli che, lavorando per la Associazione essi rappresentano l’Associazione e i suoi ideali;
- non ledere l’Associazione in nessun modo, ivi compreso l’utilizzo dei social network;
Art. 10 – Azioni Disciplinari
Eventuali violazioni del presente Codice Etico da parte di chiunque saranno valutati dal Consiglio Direttivo / Comitato dei Garanti, che avrà il compito di verificare la notizia e quindi ascolterà le testimonianze di tutte le parti in causa. Nel caso di accertamento delle violazioni, il Consiglio Direttivo / Comitato dei Garanti deciderà l'azione disciplinare da intraprendere.
Le azioni disciplinari possibili sono le seguenti:
- richiamo verbale non ufficiale, nei casi di mancanze di minore entità (*);
- richiamo ufficiale verbale o scritto, nei casi di ripetute trasgressioni non gravi;
- sospensione dall’attività per un periodo di tempo, nei casi di gravi violazioni delle norme e/o reiterate ammonizioni;
- espulsione dall'Associazione, nei casi di gravi violazioni delle norme e/o comportamenti incompatibili con i valori e i principi del Codice etico.
Ogni tipo di decisione adottata deve essere comunicata al diretto interessato.
(*) a questa sanzione è possibile fare ricorso direttamente, senza ricorrere all'intervento del Collegio dei Probiviri