INFORMATIVA EX ART. 13 GDPR PER SOCI E ASPIRANTI SOCI E CONSENSO AL TRATTAMENTO

Caro socio/a o aspirante socio/a, ai sensi degli art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (“GDPR”) ti informiamo di quanto segue.

Finalità del trattamento e base giuridica. L’Associazione tratta i tuoi dati personali esclusivamente per lo svolgimento dell’attività istituzionale ed in particolare:

• per la gestione del rapporto associativo (invio della corrispondenza, convocazione alle sedute degli organi, procedure amministrative interne) e per l’organizzazione ed esecuzione del servizio;

• per la creazione e gestione degli account personali sulle piattaforme digitali di collaborazione e comunicazione interna adottate dall'Associazione (nello specifico: Google Workspace e Slack), necessarie per il coordinamento dei gruppi locali e le comunicazioni operative;

• per adempiere agli obblighi di legge (es. fiscali, assicurativi, ecc.) riferiti ai soci dell’Associazione;

• per l’invio (tramite posta, posta elettronica, newsletter o numero di cellulare o altri mezzi informatici) di comunicazioni legate all’attività e iniziative dell’Associazione;

• in relazione alle immagini/video, per la pubblicazione nel sito dell’Associazione, sui social network dell’Associazione o su newsletter o su materiale cartaceo di promozione delle attività istituzionali dell’Associazione previo Tuo esplicito consenso;

• in relazione alla foto personale, per l’inserimento nel tesserino di riconoscimento;

• per la partecipazione dei soci a corsi, incontri e iniziative e per l’organizzazione e gestione dei corsi;

• per analisi statistiche, anche in forma aggregata.

La base giuridica del trattamento è rappresentata dalla richiesta di adesione e dal contratto associativo (art. 6 comma 1 lett. b GDPR), dal consenso al trattamento (art. 6 comma 1 lett. a – art. 9 comma 2 lett. a GDPR), dai contatti regolari con l’Associazione (art. 9 comma 2 lett. d GDPR), dagli obblighi legali a cui è tenuta l’Associazione (art. 6 comma 1 lett. c GDPR).

Modalità e principi del trattamento. Il trattamento avverrà nel rispetto del GDPR e del D.Lgs. n. 196/03 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”), nonché dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, adeguatezza e pertinenza. I dati saranno trattati con modalità cartacee ed informatiche (incluso l'utilizzo di piattaforme cloud collaborattive), ad opera di persone autorizzate dall’Associazione e con l’adozione di misure adeguate di protezione, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.

Necessità del conferimento. Il conferimento dei dati anagrafici e di contatto è necessario in quanto strettamente legato alla gestione del rapporto associativo e all'attivazione degli strumenti digitali necessari alla vita associativa. Il consenso all’utilizzo delle immagini/video e alla diffusione dei dati nel sito istituzionale è facoltativo.

Comunicazione dei dati e trasferimento all’estero dei dati. I dati potranno essere comunicati agli altri soci ai fini dell’organizzazione ed esecuzione del servizio. I dati potranno essere comunicati ai soggetti deputati allo svolgimento di attività a cui l’Associazione è tenuta in base ad obbligo di legge (commercialista, assicuratore, ecc.) e a fornitori terzi quando necessario per l'attività istituzionale. Nello specifico, per fornire gli strumenti di comunicazione interna, i Suoi dati (Nome, Cognome, Email, Codice Fiscale, Gruppo di appartenenza) saranno trattati tramite le piattaforme Google Workspace (fornito da Google Ireland Ltd / Google LLC) e Slack (fornito da Slack Technologies / Salesforce). I dati potranno essere trasferiti a destinatari con sede extra UE (in particolare negli Stati Uniti d'America). Tale trasferimento è lecito in quanto i fornitori sopra indicati aderiscono al Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza UE-USA) o hanno sottoscritto Clausole Contrattuali Standard (SCC) che garantiscono un livello di protezione adeguato dei dati personali conforme agli standard europei.

Periodo di conservazione dei dati. I dati saranno utilizzati dall’Associazione fino alla cessazione del rapporto associativo. Dopo tale data, saranno conservati per finalità di archivio, obblighi legali o contabili o fiscali o per esigenze di tutela dell’Associazione, con esclusione di comunicazioni a terzi e diffusione in ogni caso applicando i principi di proporzionalità e minimizzazione. Agli account digitali (Google/Slack) verrà inibito l'accesso al momento della cessazione del rapporto associativo e i dati ivi contenuti cancellati secondo le policy di retention dell'Associazione.

Diritti dell’interessato. Nella qualità di interessato, Ti sono garantiti tutti i diritti specificati all’art. 15 - 20 GDPR, tra cui il diritto all’accesso, rettifica e cancellazione dei dati, il diritto di limitazione e opposizione al trattamento, il diritto di revocare il consenso al trattamento, nonché il di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali. I suddetti diritti possono essere esercitati mediante comunicazione scritta da inviare a mezzo posta elettronica, p.e.c. o fax, o a mezzo Raccomandata presso la sede dell’Associazione.

Data Protection Officer (DPO) e Titolare. Il DPO nominato è Giulio Di Meo (info@witnessjournal.com, tel: +39 349 050 6821). Il titolare del trattamento è l’Associazione Witness Journal, con sede in Via Tagliamento, 5 (20139) Milano MI C.F 97739350151.

CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Io sottoscritto/a, nella qualità di interessato, in virtù della mia richiesta di iscrizione all'Associazione, secondo la suddetta informativa resa ai sensi dell’art. 13 GDPR, autorizzo/do il consenso:

[X] al trattamento dei miei dati personali da svolgersi in conformità a quanto indicato nella suddetta informativa, inclusa la creazione degli account associativi sulle piattaforme Google Workspace e Slack, necessari per la partecipazione alle attività e per le comunicazioni istituzionali. (*)

[ ] all'iscrizione alla newsletter promozionale dell'Associazione al fine di mantenermi informato su iniziative generali, promozioni o eventi aperti al pubblico, nel rispetto delle disposizioni del GDPR. (**)

() Il consenso al trattamento è indispensabile ai fini del perseguimento delle finalità associative (inclusa l'attivazione degli strumenti digitali di comunicazione interna) e quindi la mancata autorizzazione comporta l’impossibilità di perfezionare l’adesione.* (**) Il consenso a questa specifica finalità promozionale è facoltativo.